Portierato fiduciario
Il servizio di portierato fiduciario si basa su un ampio spettro di sottoservizi che la società può offrire al cliente che ne fa richiesta.
Smistamento
L’addetto al lavoro dovrà provvedere ad identificare i visitatori a mezzo documento di identità, nonché ad annotare i relativi estremi su un apposito registro, con l’indicazione dell’ora di ingresso e di uscita.
In presenza di impianti d’allarme e/o segnalazioni d’incendio, in caso di necessità, l’addetto contatterà tempestivamente il responsabile dei servizi, provvederà inoltre allo sblocco dei sistemi di accoglienza, e, comunque, non potrà abbandonare la portineria, custodia chiavi, se non dopo l’autorizzazione del responsabile stesso.
Il servizio di portierato dovrà seguire le esigenze del Cliente con la massima flessibilità sia per le sostituzioni che per la presenza fissa continuativa.
L’addetto al servizio provvederà a gestire la posta ritirando lettere raccomandate, telegrammi, pacchi e plichi postali.
Controllo Accessi/Gestione Parcheggi
L’operatore dovrà effettuare controlli in entrata ed in uscita di automezzi societari e di terzi per indirizzarli nei parcheggi a loro riservati e fornire le informazioni di rito. Effettuerà la consegna, il ritiro e la custodia di pass o documenti di identità se fornito dai dipendenti di imprese esterne e visitatori. La gestione parcheggi può essere riassunta nei seguenti punti: Gestione entrata ed uscita delle auto. Gestione spazi e accoglienza dei parcheggi. Utilizzo dei sistemi automatici ed informatici di gestione parcheggi. Gestione cassa parking.
Cortesia/Accoglienza/Helpdesk
Sarà premura di un addetto procedere al controllo del regolare svolgimento delle operazioni di entrata e uscita visitatori e mezzi svolgendo una completa supervisione degli accadimenti mediante una costante permanenza all’interno dei locali interessati. Effettuerà controlli in entrata e in uscita su personale con borse e pacchi, previa autorizzazione degli organi aziendali e previa delibera firmata da parte di tutti i dipendenti alla proprietà. Sarà sua cura provvedere al meglio all’accoglienza della clientela e alla supervisione e monitoraggio dei locali aziendali. Il controllo degli ambienti e degli edifici fuori orario avviene effettuando:
− Verifiche di svuotamento ambienti.
− Controllo corretto svolgimento del lavoro delle imprese di pulizie.
− Verifiche di chiusure porte, finestre, ecc…
− Verifiche e gestione guasti tecnologici.
Reception/Centralino/Informazioni
Gli addetti al servizio di reception provvedono al riconoscimento del personale e dei visitatori rilasciando a questi ultimi i permessi di accesso nel rispetto delle procedure del cliente, instradandoli successivamente verso gli uffici cui sono diretti effettuando la registrazione e fornendo informazioni ai visitatori. Come rappresentante dell’Azienda presso la quale è preposto, deve trattare e filtrare efficacemente le telefonate in entrata. L’ascolto della voce del cliente deve conciliarsi con la capacità di rendere chiari e concisi i messaggi verbali con conseguente gestione del telefono. L’addetto al centralino deve conciliare da un lato il miglioramento dei rapporti interpersonali tramite un linguaggio più attento alle esigenze psicologiche degli altri e dall’altro deve sapere come comportarsi con persone o situazioni difficili. Tra le situazioni difficili è naturalmente inclusa anche la gestione delle emergenze. Per sottolineare l’importanza del ruolo dell’addetto al centralino, le società che forniscono tali servizi devono formare i propri addetti con specifici corsi di comunicazione, finalizzati ad illustrare i comportamenti telefonici che concorrono a diffondere l’immagine di un’azienda cortese, dinamica ed efficace, puntando a migliorare sotto il profilo psicologico le capacità di ascolto e di esposizione verbale dei partecipanti e fornire le tecniche per far fronte efficacemente alle situazioni difficili.